Contabilidad Analítica

La contabilidad analítica puede ser usada para muchos propósitos:

  • Analizar costos de una compañía

  • Re-facturar tiempo a un cliente

  • Analizar el comportamiento de un servicio o proyecto

Para manejar contabilidad analítica, debemos activarla en Ajustes/Contabilidad. También en el mismo apartado, activaremos la opción de Etiquetas Analíticas


Con estas opciones activadas, ya estamos en condiciones de trabajar con contabilidad analítica, veamos un ejemplo para entenderlo mejor.
Supongamos que queremos vender un producto y un servicio sobre los cuales queremos analizar sus métricas. Para ello, tenemos que dar de alta en nuestros productos, tanto el servicio, como el producto. Veamos sus configuraciones.



Si observamos, podemos ver que le hemos asignado un proyecto al servicio. Al asignar un proyecto, automáticamente hemos creado una cuenta analítica, por lo que todos los movimientos de entrada o salida de dinero relacionados con esta cuenta, los veremos luego en el modulo contable.

Bien, ahora vamos a generar una venta para mostrar como funciona.


Podemos observar que en la columna de etiquetas analíticas, hemos asignado una etiqueta con el nombre servicios al servicio, y otra con el nombre productos al producto que incluimos en la venta. Estas etiquetas podemos crearlas desde el presupuesto.

Guardamos el presupuesto y confirmamos, con este paso, ya tenemos nuestra venta generada. Ahora vamos a generar la entrega del producto y posteriormente facturaremos tanto la venta del producto como la del servicio. Al momento de facturar la venta, tenemos que elegir las cuentas analíticas correspondientes a cada ítem facturado (ver imágenes a continuación).



Como último paso para cerrar el circuito, vamos a registrar el pago de la factura que acabamos de generar.


Seguido a esto, nos vamos a dirigir a Configuración/Cuentas analíticas dentro de nuestro módulo de contabilidad y vamos a ver que ocurrió y por qué.

Una vez dentro de este apartado, nos vamos a dirigir a la cuenta analítica que hemos creado, en este caso, las cuentas servicios y productos.
Vamos a ingresar en la pestaña de Coste/Beneficios (ver imagen).



Una vez dentro de la cuenta analítica, podemos ver los movimientos asociados a dicha cuenta. En este caso, la venta del servicio de instalación. Si ingresamos al movimiento, podemos ver nuestro asiento analítico.


Ahora, vamos a dirigirnos al apartado Etiquetas Analíticas, lo encontramos dentro del módulo contabilidad en Configuración/Etiquetas Analíticas.


Dentro de cada etiqueta analítica, activaremos la opción de distribución analítica y asignaremos la cuenta analítica correspondiente a dichas etiquetas.


Una vez hecho esto, vamos a revisar los gastos. Para ello nos vamos a dirigir al modulo de proyecto y nos vamos a encontrar con lo siguiente.


Si ingresamos al proyecto, al ser un proyecto nuevo tendremos que establecer un flujo.


Establecido el flujo, vamos a ingresar a la tarea servicio de instalación, seleccionamos editar, nos dirigimos a la pestaña parte de horas y completamos el tiempo de trabajo. En este caso, el empelado Cosme Fulanito, tiene un costo por hora de $50 asignado.

Hecho esto, si vamos sobre el margen superior derecho en Pedido de venta, nos dirigimos al pedido y podemos visualizar las horas pedidas y finalmente facturadas actualizadas en tiempo real.



Si volvemos al módulo contabilidad en Configuración/Cuentas Analíticas y nos dirigimos a la cuenta servicios, y dentro de esta, ingresamos nuevamente a Costo/Beneficios, observaremos que el rendimiento de nuestro proyecto ha cambiado, ya que impacto el costo por hora de nuestro empleado.


Ahora, vamos a perder un poco más antes de ganar, vamos a registrar un gasto asociado a este proyecto. Supongamos que tenemos que registrar el gasto correspondiente al combustible que utilizo nuestro empleado para trasladarse. Para ello, nos vamos a ir dentro del módulo de contabilidad a la pestaña de proveedores e ingresaremos a factura.


Cargamos la factura de nuestro proveedor, en concepto del combustible utilizado por nuestro empleado. Al cargar la factura, le asignaremos la cuenta analítica y la etiqueta analítica correspondiente a servicios.


Registramos el pago de dicha factura, y volvemos al módulo contabilidad en Configuración/Cuentas Analíticas, seleccionamos la cuenta servicio e ingresamos a la relación costo/beneficio y podemos ver que nuestro rendimiento bajo aún un poco más, esto resulta de imputar el gasto de combustible a nuestro proyecto.

Ahora, veamos como podemos asociar una compra a nuestro proyecto, para que impacte en nuestra relación costo/beneficio. Supongamos que nuestro empleado, necesita un pendrive de 32gb para realizar el servicio de instalación, nos dirigimos al módulo de compras, generamos una solicitud de presupuesto para posteriormente confirmarla y realizar la recepción del pedido. Observemos en la siguiente imagen, que al realizar el pedido, colocamos la cuenta analítica de servicio y la etiqueta analítica de servicio, para indicarle al sistema que dicha compra, impacte en la relación costo/beneficio de nuestro sistema.


Ingresamos la factura de nuestro proveedor correspondiente a la orden de pedido, registramos el pago correspondiente. Ahora, si regresamos al módulo de contabilidad en Configuración/Cuentas Analíticas, seleccionamos la cuenta servicio e ingresamos a la relación costo/beneficio,  observaremos que nuestro rendimiento bajó nuevamente ya que imputamos la compra al proyecto de servicio.

A modo de resumen, podemos decir, que las cuentas analíticas nos permiten tener cierto grado de trazabilidad sobre un proyecto, para ver si cierto proyecto u área de nuestra empresa nos resulta rentable, al asociar todas las entradas y salidas de dicha área o proyecto mediante cuentas/etiquetas analíticas.

Nota: Este circuito lo hemos realizado desde un usuario con privilegios de administrador en todos los módulos del sistema, con fines de mostrar el circuito completo.

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